Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze sklepu internetowego Horse’s Time oraz w jaki sposób korzystamy z plików cookies. Stanowi ona realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 RODO.

§ 1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1. Administratorem danych osobowych jest Patrycja Klekowska, prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Horse’s Time Patrycja Klekowska, ul. Morelowa 11, 71-086 Szczecin, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 8522736371, REGON: 545319538 (dalej: „Administrator” lub „Sprzedawca”).

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: kontakt@horsestime.pl;

• telefon: +48 455 578 362;

• adres korespondencyjny: Horse’s Time Patrycja Klekowska, ul. Morelowa 11, 71-086 Szczecin.

3. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w ust. 2.

4. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§ 2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY

1. W związku z korzystaniem ze Sklepu przetwarzamy następujące kategorie danych:

a) dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu;

b) dane rozliczeniowe — dane niezbędne do wystawienia dokumentu sprzedaży, a w przypadku żądania faktury również nazwa firmy i NIP;

c) dane dotyczące zamówienia — numer zamówienia, zamówione Towary, wartość, wybrana forma płatności i dostawy, a w przypadku Towarów personalizowanych — treść personalizacji (np. imię do haftu) oraz podane wymiary;

d) dane dotyczące reklamacji i zwrotów — treść zgłoszenia, numer rachunku bankowego podany do zwrotu środków;

e) dane związane z korespondencją — treść wiadomości e-mail lub rozmowy telefonicznej w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy;

f) dane techniczne — adres IP, informacje zapisywane w logach serwera oraz w plikach cookies, opisane szczegółowo w § 11 i § 12.

2. Nie przetwarzamy danych płatniczych — numerów kart płatniczych ani danych logowania do bankowości elektronicznej. Dane te podawane są bezpośrednio operatorowi płatności i Administrator nie uzyskuje do nich dostępu.

3. Nie przetwarzamy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia. Sklep nie jest skierowany do dzieci, a złożenie Zamówienia wymaga pełnej zdolności do czynności prawnych.

§ 3. CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZECHOWYWANIA

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Realizacja Zamówienia i wykonanie Umowy Sprzedaży — w tym kontakt w sprawie Zamówienia, przygotowanie i wysyłka Towaru.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.

• Okres przechowywania: przez czas realizacji Zamówienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.

2. Świadczenie usług drogą elektroniczną — udostępnianie zawartości Sklepu i obsługa Koszyka.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

• Okres przechowywania: przez czas korzystania ze Sklepu.

3. Rozpatrywanie reklamacji oraz oświadczeń o odstąpieniu od umowy.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

• Okres przechowywania: przez czas rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

4. Wypełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych — wystawianie i przechowywanie dokumentów sprzedaży.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami o rachunkowości i prawa podatkowego.

• Okres przechowywania: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie własnych praw.

• Okres przechowywania: do upływu terminu przedawnienia roszczeń, co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata.

6. Wysyłka Newslettera i przesyłanie informacji handlowych — wyłącznie osobom, które się na niego zapisały.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, w związku z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

• Okres przechowywania: do czasu cofnięcia zgody (wypisania się z Newslettera).

7. Obsługa korespondencji — odpowiedzi na pytania kierowane e-mailem lub telefonicznie.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań osób kontaktujących się z Administratorem.

• Okres przechowywania: przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do wykazania jej przebiegu.

8. Pliki cookies i analiza ruchu w Sklepie — na zasadach opisanych w § 12.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (cookies niezbędne do działania Sklepu) albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (pozostałe cookies).

• Okres przechowywania: zgodnie z okresem ważności poszczególnych plików cookies lub do czasu cofnięcia zgody.

Po upływie wskazanych wyżej okresów dane są usuwane lub anonimizowane. Jeżeli to samo dane przetwarzane są w kilku celach, przechowujemy je przez najdłuższy ze wskazanych okresów.

§ 4. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie oznaczonym w formularzu Zamówienia jako obowiązkowy jest niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy Sprzedaży. Bez tych danych nie jest możliwe przyjęcie i realizacja Zamówienia.

2. Podanie adresu e-mail jest niezbędne do zapisania się na Newsletter. Zapis na Newsletter jest w pełni dobrowolny i nie stanowi warunku złożenia Zamówienia.

3. Przetwarzanie danych w celu realizacji Zamówienia nie odbywa się na podstawie zgody, lecz na podstawie zawartej umowy oraz obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Oznacza to, że dane te nie mogą zostać usunięte na żądanie przed upływem okresów wskazanych w § 3, w szczególności okresu wynikającego z przepisów podatkowych.

§ 5. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

a) Autopay S.A. z siedzibą w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 6, 81-718 Sopot — operator płatności, w zakresie obsługi i rozliczenia transakcji płatniczych;

b) InPost S.A. z siedzibą w Krakowie — przewoźnik, w zakresie niezbędnym do doręczenia przesyłki;

c) dostawca usług hostingowych i obsługi technicznej Sklepu – LH.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;

d) biuro rachunkowe obsługujące Administratora — w zakresie dokumentacji księgowej;

e) organy publiczne — wyłącznie na ich uzasadnione żądanie i na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

2. Z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora zawarte są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.

3. Dane osobowe nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

§ 6. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

2. Jeżeli którykolwiek z dostawców usług wskazanych w § 5 przetwarza dane poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

Do uzupełnienia po ustaleniu dostawcy hostingu i narzędzia do newslettera: jeżeli którykolwiek z nich ma serwery poza EOG (dotyczy to często narzędzi amerykańskich, np. Mailchimp), należy wskazać go tutaj z nazwy wraz z podstawą przekazania.

§ 7. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);

b) prawo do sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);

c) prawo do usunięcia danych — tzw. prawo do bycia zapomnianym (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem, że nie obejmuje ono danych, które Administrator ma obowiązek przechowywać na podstawie przepisów prawa;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

e) prawo do przenoszenia danych — otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi (art. 20 RODO);

f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO);

g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (art. 7 ust. 3 RODO); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;

h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO).

2. W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt na adres kontakt@horsestime.pl lub pisemnie na adres Administratora wskazany w § 1.

3. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana wraz z podaniem przyczyny opóźnienia.

4. Realizacja praw jest bezpłatna. W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, w szczególności ze względu na ich ustawiczny charakter, Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań.

§ 8. SKARGA DO ORGANU NADZORCZEGO

1. Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

www.uodo.gov.pl · tel. 22 531 03 00

2. Przed złożeniem skargi zachęcamy do kontaktu z Administratorem — większość spraw udaje się wyjaśnić bezpośrednio i szybciej.

§ 9. PROFILOWANIE I ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

1. Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

2. Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży narzędzia analityczne lub reklamowe wykorzystujące profilowanie, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a stosowanie takich narzędzi będzie uzależnione od uprzedniej zgody użytkownika wyrażonej w banerze cookies.

§ 10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Do stosowanych środków należą między innymi:

a) szyfrowanie połączenia ze Sklepem protokołem SSL/TLS;

b) kontrola dostępu do panelu administracyjnego Sklepu oraz stosowanie silnych haseł;

c) regularne aktualizacje oprogramowania Sklepu i jego komponentów;

d) wykonywanie kopii zapasowych danych;

e) ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych.

§ 11. LOGI SERWERA

1. Korzystanie ze Sklepu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie zapisywane jest w logach serwera.

2. Logi obejmować mogą: adres IP, datę i czas zapytania, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, adres URL strony poprzednio odwiedzanej (jeżeli użytkownik trafił do Sklepu przez link), liczbę przesłanych bajtów oraz informacje o ewentualnych błędach.

3. Logi nie są kojarzone z konkretnymi osobami i służą wyłącznie administrowaniu Sklepem oraz zapewnieniu jego bezpieczeństwa i prawidłowego działania. Podstawą prawną ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.

4. Dostęp do logów mają wyłącznie osoby upoważnione do administrowania systemem informatycznym oraz dostawca usług hostingowych.

§ 12. PLIKI COOKIES

1. Sklep wykorzystuje pliki cookies — niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, telefonie, tablecie) podczas korzystania ze strony.

2. Stosujemy następujące kategorie plików cookies:

a) cookies niezbędne — konieczne do prawidłowego działania Sklepu, w szczególności do obsługi Koszyka, procesu składania Zamówienia i utrzymania sesji użytkownika. Ich stosowanie nie wymaga zgody, ponieważ bez nich świadczenie usługi żądanej przez użytkownika nie jest możliwe;

b) cookies funkcjonalne — zapamiętujące preferencje użytkownika, takie jak wybór sposobu wyświetlania listy produktów; wymagają zgody;

c) cookies analityczne — służące do zliczania odwiedzin i analizy ruchu w Sklepie; wymagają zgody;

d) cookies marketingowe — służące prezentowaniu reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika; wymagają zgody.

3. Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Sklep wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne oraz funkcjonalne. Nie są stosowane narzędzia analityczne ani marketingowe (np. Google Analytics, Meta Pixel). W razie ich wdrożenia Polityka zostanie zaktualizowana przed uruchomieniem tych narzędzi.

4. Zgoda na stosowanie plików cookies innych niż niezbędne wyrażana jest za pośrednictwem banera wyświetlanego przy pierwszej wizycie w Sklepie. Zgoda jest dobrowolna, wyrażana odrębnie dla poszczególnych kategorii cookies i może zostać w każdej chwili wycofana — poprzez ponowne otwarcie ustawień cookies w Sklepie lub usunięcie plików cookies w przeglądarce.

5. Odmowa wyrażenia zgody na cookies inne niż niezbędne nie ogranicza możliwości złożenia Zamówienia ani korzystania z podstawowych funkcji Sklepu.

6. Użytkownik może samodzielnie zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej — zablokować ich zapisywanie, usunąć zapisane pliki lub skonfigurować ostrzeżenia przed ich zapisaniem. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Sklepu, w szczególności na działanie Koszyka.

7. Podstawą prawną stosowania plików cookies niezbędnych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a pozostałych kategorii — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), w związku z ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.

Uwaga: baner zgody na cookies musi być faktycznie wdrożony w Sklepie, zanim niniejszy paragraf zacznie obowiązywać. Zapisy Polityki opisujące nieistniejący baner byłyby wprowadzaniem użytkownika w błąd.

§ 13. NEWSLETTER

1. Zapis na Newsletter następuje poprzez podanie adresu e-mail w formularzu zapisu oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych.

2. Dane podane przy zapisie wykorzystywane są wyłącznie w celu wysyłki Newslettera i nie są udostępniane innym podmiotom poza dostawcą narzędzia do wysyłki wiadomości, wskazanym w § 5.

3. Rezygnacja z Newslettera możliwa jest w każdej chwili, bez podania przyczyny — poprzez kliknięcie linku rezygnacji zamieszczonego w każdej wiadomości lub przesłanie informacji na adres kontakt@horsestime.pl. Rezygnacja jest bezpłatna i realizowana niezwłocznie.

4. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek dokonanych przed jej cofnięciem.

§ 14. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, wdrożenia nowych narzędzi lub zmiany zakresu świadczonych usług.

2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem https://horsestime.pl/polityka-prywatnosci/, wraz ze wskazaniem daty jej obowiązywania.

3. Zmiana Polityki prywatności nie może prowadzić do ograniczenia praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, na podstawie przepisów prawa.

4. Niniejsza Polityka prywatności stanowi uzupełnienie Regulaminu Sklepu Internetowego, dostępnego pod adresem https://horsestime.pl/regulamin/.